您的位置: 首页 » 法律资料网 » 法律论文 »

推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-06-18 03:06:01  浏览:9828   来源:法律资料网
下载地址: 点击此处下载
推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

下载地址: 点击此处下载

肇庆市科学技术局职能配置内设机构和人员编制规定

广东省肇庆市人民政府


肇府办〔2004〕99号
印发肇庆市科学技术局职能配置内设机构和人员编制规定的通知
各县(市)区人民政府,肇庆高新区管委会,市府直属各单位:

《肇庆市科学技术局职能配置,内设机构和人员编制规定》已经市政府批准,现予印发。
肇庆市人民政府办公室
二○○四年十月二十七日

肇庆市科学技术局职能配置内设机构和人员编制规定


根据中共肇庆市委、肇庆市人民政府《关于印发〈肇庆市人民政府机构改革方案〉和〈肇庆市人民政府机构改革方案实施意见〉的通知》(肇发[2004]16号),保留市科学技术局(挂市知识产权局牌子)。市科学技术局是主管科技工作的市政府工作部门。

一、职能调整

将信息化管理、协调职能交给市信息产业局。

二、主要职责

根据以上职能调整,市科学技术局的主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关科学技术发展和科技促进经济与社会发展的方针、政策和法规;拟订地方规范性文件和科技体制改革的政策措施并组织实施;会同市有关部门组织编制科技发展中长期规划和年度计划。

(二)研究科技促进经济与社会发展的重大问题,会同市有关部门研究确定全市科技发展重点布局、优先领域;推进全市科技创新体系建设,提高全市科技创新能力;参与对经济社会发展有重大影响的跨部门、多学科的综合性项目、引进项目的论证与决策。

(三)组织制定科技攻关、星火计划、火炬计划、科技成果重点推广计划、重点新产品计划和软科学研究等科技计划及相关的政策措施,会同市有关部门组织编制市级工程技术研究开发中心组建计划,认定市级高新技术企业,并加强管理;负责向上一级科技主管部门推荐申报省级工程技术研究开发中心组建及高新技术企业认定。

(四)归口管理高新技术产业化及应用技术的开发与推广工作,指导科技成果转化、科技示范推广基地、高新技术开发区建设、科技型中小企业技术创新工作。

(五)负责管理市本级科学事业费、科技“三项费用”、科技专项资金和科技发展资金,对上级下拨我市的各项科技经费进行监督管理。

(六)研究科技人才资源的合理配置,参与研究制定专业技术人才队伍建设的规划、政策措施;负责会同有关部门对县(市)区党政领导推动科技进步的实绩考核。

(七)研究制定和组织实施对外科技合作与交流计划;负责有关科技外事审核工作。

(八)归口管理科技成果、科技奖励、科技保密、技术市场;负责促进民营科技工作;制定科学技术普及工作规划、计划,推动科普工作发展;促进科技咨询、科技评估等科技服务机构的发展,推动科技服务体系的建立。

(九)负责科技信息、科技宣传、科技统计和科技期刊的管理工作。

(十)组织制定专利工作发展规划和专利信息网络规划;组织研究知识产权事业发展战略和有关知识产权方面的重大问题;协调指导知识产权保护和创新体系的建立。

(十一)研究国内国(境)外知识产权发展动向;协调处理涉外知识产权事宜;负责专利工作对外联络、合作、交流活动和涉外侵权处理;负责专利执法工作,依法处理专利纠纷和查处冒充专利行为。

(十二)贯彻落实专利优惠政策和措施;指导企业专利工作;管理、监督专利发展资金,组织重大专利技术实施;负责专利市场的规范和管理;负责有关知识产权的宣传教育与培训工作;负责对专利代理机构和专利资产评估机构的管理;指导专利中介机构工作。

(十三)指导、协调市直各部门和各县(市)区的科技管理工作;指导和管理市地震局工作。

(十四)承办市委、市政府和上级业务主管部门交办的其他事项。

三、内设机构

根据上述职责,市科学技术局设6个职能科(室):

(一)办公室

负责人事、机构编制、安全保卫工作,负责有关文件起草、调研、督办、信息、宣传、会议、文电、档案、信访、提案(议案)办理、机要、保密、接待、监察、纪检、审计、党群、老干、计生、行政后勤等工作,负责市级各类科技计划的协调、综合平衡和提出经费配置的建议,负责劳资统计,负责编制归口管理的科学事业费、科技“三项费用”、科技专项资金和科技发展资金等有关经费的预、决算,监督经费的使用管理。

负责局机关的财务、劳动工资报批发放和对直属、下属单位财务的审计工作。

(二)政策法规科

研究拟订科技发展、知识产权事业发展的政策、法规、规范性文件和与经济结合的相关政策措施;负责监督执行各项科技法律法规;负责会同有关部门对县(市)区党政领导推动科技进步的实绩进行考核;负责促进民营科技工作;负责全市性科技民间社团的核准工作;负责科技培训工作,协助有关部门研究制定专业技术人才队伍建设规划、政策措施和组织专业技术人员继续教育;研究组织科技发展战略,会同市有关部门编制科技发展中长期计划;负责组织科技统计,编辑科技年鉴;会同省有关部门研究制定增加科技投入的政策措施并组织落实;负责牵头组织拟订科普工作规划、计划,组织科普工作调研和检查督促;指导科技兴市(县)区工作。

(三)高新技术科

研究提出高新技术发展及产业化的政策措施、规划、实施方案;组织实施重大科技攻关计划、火炬计划、高新技术产业化项目;承担对高新技术产业开发区的业务指导及有关工作;实施促进高新技术企业发展的政策措施;负责组织高新技术企业的审核、认定、考核、推荐、申报工作;组织对重点高新技术产品的认定工作;负责高新技术研究发展计划项目的申报和管理;负责各级工程技术研究开发中心的组建、审核、推荐、申报和管理;组织科技型中小企业开展技术创新工作;参与技术创新工程的组织实施;组织实施国际科技合作计划、协议,负责科技对外交流工作;开展对国际科技发展的信息跟踪、分析工作。

(四)农村科技科

研究提出促进农业和农村科技发展的战略和政策措施;研究制订农业和农村科技发展规划和计划;组织实施重大农业科技攻关计划、星火计划和科技扶贫计划;负责星火技术密集区、星火龙头企业的认定、推荐、考核工作;指导农业和农村重大科技产业示范、星火技术员培训;指导乡镇企业技术创新。

(五)科技成果与技术市场科

研究提出促进科技成果转化的有关政策措施,制订科技成果评价、登记、科技奖励、技术保密、技术出口的管理办法并组织实施;编制和组织实施年度科技成果重点推广计划和重点新产品计划;负责全市科技奖励工作,承办市科学技术奖励评审委员会交办的工作;负责指导科技成果信息库建设、使用;研究拟订发展技术市场的政策措施并组织实施;负责技术贸易机构的审核,指导技术合同认定登记工作。

(六)知识产权管理科

协调全市的知识产权工作,指导全市的专利工作,为基层专利管理部门提供业务支持,依法组织打击处罚知识产权和专利违法违规的责任人;负责处理专利纠纷,查处假冒、冒充专利行为,为法院和有关仲裁机构对涉及专利案件的审判和仲裁提供咨询或鉴定意见;管理专利服务机构,组织专利服务机构为社会提供专利咨询、专利代理等工作;负责专利技术合同的鉴证和认定登记工作,参与、指导以专利为主要内容的无形资产评估工作;负责企业和技术进出口中的专利工作以及专利技术市场、专利许可证贸易等工作,组织专利项目的实施。

四、人员编制

机关党委设置按肇办发[2001]5号文规定执行。


沈阳市著名商标认定和保护办法

辽宁省沈阳市人民政府


沈阳市著名商标认定和保护办法

沈阳市政府令第23号


  《沈阳市著名商标认定和保护办法》业经2011年4月6日市人民政府第50次常务会议讨论通过,现予发布,自2011年6月1日起施行。

市长:陈海波
二○一一年四月十八日

沈阳市著名商标认定和保护办法

  第一章 总则

  第一条 为了规范沈阳市著名商标认定工作,保护沈阳市著名商标所有人的合法权益,促进经济发展,根据《中华人民共和国商标法》和《中华人民共和国商标法实施条例》等有关法律、法规的规定,结合本市实际,制定本办法。

  第二条 本办法适用于本市行政区域内沈阳市著名商标的认定、保护和管理。

  本办法所称沈阳市著名商标是指在市场上享有较高信誉度,被相关公众所熟知的注册商标。包括商品商标和服务商标。

  第三条 市工商行政管理部门负责沈阳市著名商标的认定和保护工作。

  质量技术监督、国税、地税、海关、食品药品监督、知识产权等管理部门和有关行业协会应当按照职责分工,做好沈阳市著名商标的认定和保护工作。

  第四条 沈阳市著名商标的认定遵循自愿、公开、公平、公正的原则。

  第五条 市和区、县(市)人民政府应当鼓励商标所有人创立和申请沈阳市著名商标,对成绩显著的单位和个人给予表彰和奖励。

  第二章 沈阳市著名商标的认定

  第六条 申请认定沈阳市著名商标应当符合下列条件:

  (一)申请人为注册商标所有人,且是在本市依法注册登记的企业、事业单位、社会团体、个体工商户;

  (二)该商标自核准注册之日起连续使用满1年以上,且无权属争议;

  (三)使用该商标的商品达到国际或者国内先进质量标准,且质量稳定,售后服务良好;

  (四)使用该商标的商品或者服务在市场上具有较高知名度和良好信誉;

  (五)使用该商标的商品或者服务的产量、销售额、纳税额、市场占有率、市场覆盖面等主要经济指标在全市同行业中名列前茅;

  (六)申请人在生产经营活动中有严格的商标使用、管理、保护制度;

  (七)申请人没有侵犯他人注册商标专用权的行为。

  第七条 申请认定沈阳市著名商标,应当填写沈阳市著名商标申请认定表,并向所在地区、县(市)工商行政管理部门提交下列证明材料:

  (一)《营业执照》或者主体资格证明;

  (二)《商标注册证》以及变更、续展、转让证明;

  (三)申请认定的注册商标图样以及商标实际使用图样;

  (四)使用该商标的商品或者服务,在近3年内的产量、销售额、纳税额、市场占有率、市场覆盖面等主要经济指标及在本市同行业的排序情况或者能够证明该商标著名的其他材料;

  (五)商标使用管理和保护制度的书面材料,包括内部管理、人员配置以及制度建设情况的说明材料。

  申请人提交的申请材料一式两份,以及电子文本材料一份。申请材料应当真实,不得弄虚作假。

  第八条 申请人认为其商标符合本办法第六条规定的,可以向所在地区、县(市)工商行政管理部门提出著名商标的认定申请。区、县(市)工商行政管理部门应当自受理沈阳市著名商标认定申请之日起15个工作日内初审完毕,对符合认定条件的,连同申请材料一并报送市工商行政管理部门;对不符合沈阳市著名商标认定条件的,应当退回申请材料,并书面告知申请人不予认定的理由。

  第九条 市工商行政管理部门对申请人提交的材料进行审核,并向市质量技术监督、国税、地税、海关、食品药品监督、知识产权等管理部门和有关行业协会征询意见,在3个月内做出认定或者不予认定的决定。

  对做出认定的沈阳市著名商标,发给沈阳市著名商标证书、牌匾,并在市级主要媒体上公告。

  第十条 沈阳市著名商标自公告起3年内有效。有效期满需要继续认定的,经市工商行政管理部门审查,对符合沈阳市著名商标条件的,市工商行政管理部门应当准予延续并公告;对不符合沈阳市著名商标认定条件的,书面告知申请人不予延续的理由。

  第三章 沈阳市著名商标的保护

  第十一条 沈阳市著名商标所有人、使用人,可以在其注册商标核定使用的商品或者服务的包装、装潢、说明书、广告宣传、展览以及其他商业活动中使用“沈阳市著名商标”字样。

  未经依法认定任何单位和个人不得使用“沈阳市著名商标”字样。

  第十二条 自沈阳市著名商标公告之日起,同行业不得使用与沈阳市著名商标相同或者近似的文字作为企业名称或者字号,另有特殊规定和情形的除外。

  第十三条 经依法认定的“沈阳市著名商标”,市工商行政管理部门可择优向省和国家工商行政管理部门推荐认定“辽宁省著名商标”和“中国驰名商标”。

  第十四条 沈阳市著名商标所有人、使用人的合法权益在本市行政区域以外遭受侵犯,市和区、县(市)工商行政管理部门应当协助其维护合法权益。

  第十五条 沈阳市著名商标所有人、使用人应当保证其生产、销售的商品或者服务质量,不得粗制滥造、以次充好、侵害消费者合法权益。

  第十六条 沈阳市著名商标所有人变更注册人名称、地址或者其他注册事项的,应当在变更登记之日起30日内将变更事项报市工商行政管理部门备案。

  沈阳市著名商标所有人依法转让其著名商标的,该商标的著名商标资格,应当按照本办法规定重新认定。

  第四章 法律责任

  第十七条 沈阳市著名商标所有人有下列情形之一的,由市工商行政管理部门撤销沈阳市著名商标资格,收回沈阳市著名商标证书、牌匾,并给予公告:

  (一)申请人弄虚作假、伪造证明材料骗取沈阳市著名商标资格的;

  (二)沈阳市著名商标所有人超越商标注册核定的商品范围,使用“沈阳市著名商标”字样、标识,经工商行政管理部门责令限期改正后仍不改正的;
  
  (三)在沈阳市著名商标有效期内,该著名商标所指商品的质量和售后服务差,或者其产量、销售额、纳税额、市场占有率等主要经济指标严重下降,达不到沈阳市著名商标认定条件的;

  (四)沈阳市著名商标有效期届满,经审查不符合本办法第六条规定的;

  (五)经转让后未重新认定的;

  (六)违反法律、法规的其他情形。

  第十八条 未经市工商行政管理部门认定,擅自在商品及其包装、装潢、说明书、广告宣传、展览以及其他商业活动中使用“沈阳市著名商标”字样的,由市工商行政管理部门责令改正,并根据相关法律、法规规定,给予处罚。

  第十九 条对侵犯沈阳市著名商标专用权的,由工商行政管理部门责令立即停止侵权行为。对非法经营活动中没有违法所得的,处1000元罚款;有违法所得的,没收违法所得,处5000元以上1万元以下罚款。

  第二十条 工商行政管理部门工作人员在认定和保护沈阳市著名商标工作中,滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的,由其所在单位或者有关部门给予行政处分。

  第五章 附则

  第二十一条  本办法自2011年6月1日起施行。